TL;DR: Met de Phishwise meldknop melden medewerkers een verdachte e-mail rechtstreeks vanuit Outlook. Je rolt de add-in centraal uit via Microsoft 365. De taskpane laat vervolgens zien of het om een nieuwe melding, een herkende simulatie of een al eerder gemelde e-mail gaat.
Wat doet de Phishwise meldknop?
De meldknop voegt Phishwise toe aan Outlook. Een medewerker opent een verdachte e-mail, opent de add-in en kiest Meld deze e-mail. Phishwise verwerkt de melding en toont de uitkomst in dezelfde taskpane.
Beheerders kunnen de add-in beschikbaar maken voor de hele organisatie of eerst voor een testgroep. De actuele manifestbestanden, installatie-instructies en controles staan in de technische handleiding voor de Outlook-add-in.
Video: de meldknop in Outlook
De Outlook-add-in uitrollen
- Download in Phishwise het manifest voor de juiste organisatie.
- Open het Microsoft 365-beheercentrum en ga naar de instellingen voor geïntegreerde apps.
- Upload het manifest en wijs de add-in toe aan een testgroep of aan de gewenste gebruikers.
- Wacht tot Microsoft 365 de add-in heeft verspreid en controleer daarna Outlook op het web en de Outlook-client.
- Voer een testmelding uit met een bericht dat daarvoor gebruikt mag worden.
Let op: het manifest bevat een installatietoken voor de organisatie. Deel het bestand daarom alleen met de beheerders die de add-in uitrollen.
Drie mogelijke uitkomsten
Na het melden hoeft een medewerker niet te raden wat er is gebeurd. De taskpane toont één van deze drie uitkomsten:
1. Een nieuwe e-mail is gemeld
De medewerker ziet dat de melding is ontvangen. De e-mail staat in Phishwise klaar voor beoordeling.
2. Een phishing-simulatie is herkend
Als het bericht bij een Phishwise-simulatie hoort, wordt de juiste melding bij die simulatie geregistreerd. De medewerker krijgt direct feedback dat de oefenmail goed is gemeld.
3. De e-mail was al eerder gemeld
Bij een tweede melding van hetzelfde bericht toont de taskpane Deze e-mail is al eerder gemeld. Daarbij staat de oorspronkelijke meldtijd. Phishwise maakt geen tweede melding aan en verandert de tijd van de eerste melding niet.
De add-in verandert of verwijdert het Outlook-bericht niet. De medewerker kan het bericht daarna zelf verwijderen volgens het interne beleid.
Waarom zie ik ‘Deze e-mail is al eerder gemeld’?
Deze melding betekent dat Phishwise hetzelfde Outlook-bericht al van deze medewerker heeft ontvangen. Dat kan gebeuren wanneer iemand nogmaals op de meldknop klikt of het bericht opnieuw opent en meldt. De datum en tijd in de taskpane verwijzen naar de eerste succesvolle melding.
Er is dan niets extra’s nodig. De eerste melding blijft beschikbaar voor beoordeling en rapportage.
Controle na de uitrol
- De Phishwise-add-in is zichtbaar bij een geopend e-mailbericht.
- De taskpane opent zonder aanmeld- of tokenfout.
- Een eerste testmelding toont een bevestiging.
- Een tweede melding van hetzelfde testbericht toont dat de e-mail al eerder is gemeld.
- De oorspronkelijke meldtijd blijft bij de tweede poging gelijk.
- De melding is zichtbaar in Phishwise.
Problemen oplossen
Is de add-in niet zichtbaar? Controleer dan eerst de toewijzing in Microsoft 365 en houd rekening met de tijd die Microsoft nodig heeft om een add-in te verspreiden. Verschijnt er een tokenfout, download dan opnieuw het manifest van de juiste organisatie.
De technische handleiding bevat extra controles voor installatie, toegang en melden. Kom je er daarmee niet uit? Neem contact op met Phishwise.
Meer weten over de andere meldroutes en de opvolging van meldingen? Lees verder op phishing melden met Phishwise.